UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA PUBLICA

Aspectos Legales Referentes a la Constitución de las Empresas

Actualmente por las nuevas exigencias en el entorno empresarial y las constantes presiones en el aspecto laboral ha surgido la necesidad de conocer y manejar todo lo referente a la constitución de una empresa y las obligaciones legales que de esta se deriva.Todos estos aspectos han tomado una mayor importancia en estos días ya que el estado se esta preocupando verdaderamente por ser cada vez más un agente fiscalizador de la gestión financiera de las organizaciones y por hacer cumplir todos y cada una de sus obligaciones legales.En nuestro país actualmente para constituir una empresa, las figuras jurídicas más usadas son las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada; en ambos casos, los pasos y las obligaciones legales que se deben llevar a cabo para su constitución, reconocimiento legal y para su puesta en marcha, son los que a continuación se enumeran:

• Solicitar la asesoría de un abogado.
  
• El primer paso formal para constituir una empresa, consiste en Reservar el nombre; para ello los socios deben dirigirse al registro mercantil y en el deberán:
  1.- Comprar y llenar una ficha, en la cual se debe indicar la denominación solicitada.
  2.- Cancelar la tarifa correspondiente a la reserva del nombre que es la equivalente a 18.800B.sUna vez reservado el nombre, deberán esperar tres días hábiles mientras se averiguar si el mismo esta libre o ya esta repetido. En el caso de estar repetido, el solicitante deberá buscar otro nombre y llenar nuevamente esta ficha; así mismo deberá esperar tres días hábiles para tener una respuesta. Si el nombre está libre se deberá cancelar por caja el costo del registro, para luego hacer la debida presentación del acta constitutiva.
  
• Luego de que se tiene el nombre de la empresa, el abogado se encargara de Redactar el acta constitutiva, esto previa la elaboración de los estatutos por parte de los miembros de la organización.
  
• Una vez redactada el acta constitutiva y antes de su la presentación ante el registro, se deben llevar a cabo dos actividades:
  1.- En primer lugar se debe aperturar una cuenta bancaria a nombre de la empresa, en esta cuenta que es provisional, se depositara el aporte hecho en efectivo por cada uno de los accionistas, dicho aporte podrá variar, esto dependerá de si lo que se quiere constituir es una sociedad anónima o una sociedad de responsabilidad limitada. (20% y un 50% respectivamente).
  2.-La siguiente actividad es desarrollada por el abogado, el cual se encargara de visar el documento constitutivo de la empresa, en el colegio de abogados correspondiente.


• Por otro lado se deberá acordar quien será la persona encargada de ejercer las funciones del comisario, el cual obligatoriamente deberá ser un profesional graduado en las carreras de administración, contaduría o economía, este puede ser socio o no de la organización. Si es una S.A. esta figura es obligatoria y si es una S.R.L esto dependerá de si tiene un capital superior a 500.000.Esto es necesario ya que uno de los requisitos del registro para la inscripción de una empresa es la carta de aceptación del comisario.


• Una vez llevadas a cabo estas actividades, el abogado junto con los socios deberá llevar el acta constitutiva al Registro mercantil para su presentación legal, esto con el fin de cumplir las obligaciones legales correspondientes. Además del acta deberán presentar una serie de requisitos necesarios como lo son:

1. Fotocopia de la cedula de identidad de cada uno de los socios o accionistas.

2. Balance mobiliario (balance inicial o de apertura), firmado por un contador público o administrador y visado por el respectivo colegio.

3. Carta de aceptación del cargo de comisario

4. Autorización de los cónyuges de los accionistas.

5. Si hay aportes de bienes inmuebles, vehiculo o maquinaria pesada, copia del titulo de propiedad

6. Comprobante bancario, en el que consten los aportes en efectivo hechos por cada uno de los socios.

• Estando en el Registro Mercantil se lleva a cabo el pago de aranceles correspondientes a la constitución de la empresa esto va a depender del monto por el cual esta haya sido constituida.


• Una vez inscrita la empresa en el registro mercantil, los propietarios están en la obligación de publicar el documento constitutivo de la misma, en un diario de circulación nacional, esta es otra de las obligaciones iniciales de todo comerciante, está publicación deberá hacerse dentro de los primeros quince días hábiles.


• Una vez registrada la empresa, ya esta cobra personalidad jurídica, por lo tanto el primer paso para comenzar a realizar sus operaciones es adquirir los libros de contabilidad obligatorios, esto según el código de comercio.Una vez comprado los libros se deberán llevar al Registro Mercantil un documento en el cual se solicite el sellado de estos, para poder hacer uso de ellos. Los libros serán entregados a los tres días hábiles de su entrega en el registro.Por este concepto se deberán cancelar 11.000 bolívares por cada uno de los libros. Luego se deberán realizar los respectivos asientos de apertura, esto a manos de un contador público.


• Otra obligación de las empresas, pero esta de carácter tributario es la solicitud ante las oficinas del seniat o a través de la página Web http://www.seniat.gov.ve/, del registro de identificación fiscal, denominado en Venezuela "RIF".
  
• Siguiendo con los requisitos obligatorios para poner en funcionamiento una organización, tenemos que es necesario inscribirse en el seguro social ya que toda empresa que tenga por lo menos un trabajador deberá ser afiliada al Instituto Venezolano de Seguros Sociales. Para ello los socios deberán solicitar ante las oficinas del IVSS los siguientes formatos: (14-01) y el (14-02), estos formatos también están disponibles en la página Web http://www.ivss.gov.ve/.

La planilla denominada forma (14-01), se utilizara para inscribir a la empresa ante este instituto, esta inscripción se deberá realizar dentro de los tres días siguientes al inicio de actividades.Esta forma (14-01), deberá ser llenada en original y dos copias y a ello se le deberá anexar:

1. Fotocopia de registro mercantil.

2. Fotocopia de RIF.

3. Fotocopia de la factura telefónica y/o electricidad de la empresa.

4. Copia de documento de propiedad o arrendamiento del inmueble.

5. Última declaración del Impuesto Sobre la Renta (mínimo 3 años).

6. Copia de la Cédula de identidad del Representante legal.

7. Solvencia del Seguro Social (si la empresa tiene más de un año inscrita en el Registro Mercantil)

La planilla denominada registro de asegurado, forma (14-02), es utilizada para registrar ante esta institución a cada uno de los empleados de la empresa, así como a sus familiares que estén calificados, conforme a la ley de Seguro Social.La afiliación la debe realizar el patrono dentro de los 3 días siguientes desde que un trabajador comienza su relación laboral.
Este formulario deberá presentarse ante la oficina administrativa correspondiente en dos (2) ejemplares, con copia de la cédula de identidad y la forma 14-01. Además se debe anexar una copia de los siguientes documentos:

1. Fotocopia de la Cédula de identidad del trabajador a afiliar

2. Constancia de trabajo firmada por el patrono

3. Copia de la cédula del patrono.

• Otras de las obligaciones es solicitar el permiso de funcionamiento ante la Alcaldía del municipio Libertador, la cual se denomina patente de industria y comercio. Para obtener esta patente la empresa deberá

1. Solicitar (2) Planillas de solicitud de Patente de Industria y Comercio.

2. Presentar la Copia de Registro Mercantil de la empresa.

3. Presentar la Solvencia Municipal del representante legal. Anexar tres (3) fotocopias.

4. Fotocopia de la Cedula de Identidad del representante legal de la empresa.

5. Planilla de Habitabilidad con el correspondiente Croquis de ubicación.

6. Local de Funcionamiento:Si el Local es alquilado, anexar copia del contrato de arrendamiento.Si el Local es propio, anexar copia del documento de Propiedad registrado.

• Por otra parte se debe solicitar ante el Cuerpo de Bomberos una autorización la cual le permita a la organización comenzar a funcionar, esta autorización se concederá cuando los resultados de la inspección hecha por este organismo arroje que dicho establecimiento es acto y cuenta con las condiciones y elementos necesarios para el buen desarrollo de las actividades, y no que en el existe ciertos elemento que puedan originar algún accidente laboral.


• La inscripción de la empresa en el Instituto Nacional de Cooperación Educativa, es considerada como otra de las formalidades de obligatorio cumplimiento tanto para los empleadores como para los trabajadores.
  Esta es una obligación tanto para las personas naturales o jurídicas que en su empresa genere empleo para cinco o más trabajadores.
  Para su inscripción la empresa deberá presentar ante la dependencia regional los siguientes requisitos:
  1. Original y copia del RIF.
  2. Original y copia del Registro Mercantil.
  3. Carta dirigida al INCE, con la siguiente información:
  · Dirección completa de la empresa.
  · Número de teléfono de la empresa.
  · Número de trabajadores.
  · Número del seguro social si la empresa ya lo tiene.

BIBLIOGRAFÍA.

Peña Elena, Aura (2004).Contabilidad Avanzada I.

Obando Angélica, Laura (2005). Obligaciones Legales de las Empresas en el campo de la Administración.

Código de Comercio Venezolano (1955).

http://www.monografias.com/trabajos40/las-empresas/las-empresas2.shtml
http://www.cideiber.com/infopaises/Venezuela/Venezuela-08-02.html
http://www.seniat.gov.ve